Cloud computing brengt u een stapje dichter bij een papierloos kantoor. 
Wat is een papierloos kantoor?
Het is het virtualiseren of, met andere woorden, het digitaliseren van uw papieren documenten (maar ook bijvoorbeeld foto’s). En natuurlijk deze elektronische documenten ook daadwerkelijk gebruiken bij uw dagelijkse activiteiten. Wat niet betekent dat u daarom nooit meer papier kunt gebruiken. Dat heeft nu eenmaal nog altijd een aantal onmiskenbare praktische voordelen in een bedrijfsomgeving. Toch hebt ook u waarschijnlijk onbewust al een eerste stap gezet in de richting van het papierloze kantoor. Het beste bewijs? Kijk maar eens hoeveel e-mails u al in uw mailbox hebt bewaard!
Enkele frappante cijfers
- Een kantoorbediende gebruikt gemiddeld 10.000 vellen papier per jaar.
- 1 afgedrukte pagina op 6 wordt ongelezen weer weggegooid.
- 60 tot 80% van de informatie in een bedrijf is terug te vinden in losse documenten in plaats van in een gecentraliseerde databank.
- 61% van de kantoren heeft te kampen met ruimteverlies door papieren, 36% door dossiers en 35% door kabels.
- Papier vertegenwoordigt 20% van de totale afdrukkosten in een kantoor.
Hoe gaat u te werk?
Er zijn tal van eenvoudige manier om minder papier te gebruiken. Bijvoorbeeld:
- kies voor de scanner in plaats van het fotokopieerapparaat
- verstuur uw faxen elektronisch in plaats van op papier
- sla informatie elektronisch op in plaats van in een archiefruimte
- verspreid informatie op cd of via het internet in plaats van op papier.
Vier tips voor een papierloos kantoor
- Maak een back-up van uw bestanden: maak niet enkel mappen aan die u elektronisch archiveert. Denk ook aan een back-up: een reservekopie op een tweede harde schijf, op het internet of in een datacenter. Zo beperkt u het risico op verlies van informatie in geval van informaticaproblemen.
- Ga doordacht te werk: een papierloos kantoor bereikt u niet van de ene dag op de andere. Het vereist een geleidelijke verandering van de werkgewoonten. Begin bijvoorbeeld door alle binnenkomende facturen te scannen, om die gewoonte vervolgens geleidelijk aan uit te breiden naar andere soorten documenten.
- Streef eerder naar een papierarm dan naar een papierloos kantoor: voor bepaalde zaken zult u nog altijd papier nodig hebben. Zo zullen bijvoorbeeld niet al uw klanten elektronische facturen aanvaarden en moet u ook voor een aantal fiscale en administratieve verplichtingen naar papier teruggrijpen.
- Betrek al uw medewerkers bij uw beslissing: de verandering van mentaliteit en gewoonten die nodig zijn om papierloos te werken, gaan iedereen in uw onderneming aan. Overtuig uw medewerkers van de voordelen van het papierloze kantoor én blijf hen er tijdens het hele proces aan herinneren.
De belangrijkste voordelen van het papierloze kantoor
- Daling van uw afdruk-, verzend- en archiefkosten
- Minder tijdverlies (bijv. door facturen op te zoeken in uw dossiers of door verloren papieren op te sporen)
- Betere service aan uw klanten
- Kortere reactietijd
Vijf gebruiksvriendelijke hulpmiddelen om papier te besparen
-
NitroPDF
Alle pdf-functies voor een veel lagere prijs dan die van Adobe: snel en makkelijk pdf’s maken of omzetten naar Word of Excel. Tekst, beelden en opmaak wijzigen, makkelijk commentaren toevoegen, dynamische formulieren creëren (die uw klanten via een standaardprogramma kunnen invullen), enz.
Prijs: vanaf € 99,99 voor 1 gebruiker (gratis testversie voor 14 dagen) -
PDF995
Pdf-documenten aanmaken (zonder alle gebruiksmogelijkheden van NitroPDF). Installeer dit programma om een optie om pdf’s te maken toe te voegen aan uw printermenu.
Prijs: gratis (er verschijnt wel een pop-upreclameboodschap telkens als u een pdf aanmaakt) -
eFax
U krijgt een faxnummer waarmee u faxen kunt ontvangen en versturen, rechtstreeks in pdf-formaat op uw computer (via e-mail of een webinterface).
Prijs: vanaf € 11/maand excl. btw om faxen te ontvangen + enkele eurocenten per verzonden fax (gratis testversie voor 30 dagen) -
EchoSign
Oplossing om elektronisch documenten te handtekenen, (ideaal voor uw onlinecontracten). U stuurt een elektronische kopie van een contract of een document naar een klant. Die klant ontvangt per e-mail een link via dewelke hij zijn elektronische handtekening kan plaatsen.
Prijs: gratis tot 5 handtekeningen/maand (vanaf dan betalend) -
Bizz Online Backup
Beveiliging van de belangrijke informatie op uw computer door regelmatig een betrouwbare back-up van uw bestanden te maken.
Prijs: vanaf € 4,95/maand voor 1 pc
Nu u alle nodige informatie bij de hand hebt, rest u enkel nog er ernstig werk van te maken. Ons advies? Schrijf een mogelijke aanpak neer, leg hem voor aan uw medewerkers en stel een stapsgewijze planning op!
